Cette newsletter est, pour nous, l’occasion de vous aider à préparer dans les meilleures conditions les premiers mois de l’année 2018, qui constitueront une période intense durant laquelle les élus se consacreront à la clôture des comptes de l’exercice 2017.

La mise en œuvre des nouvelles obligations comptables depuis 2015 a amené de nombreux CE à identifier des points d’amélioration lors de la clôture des comptes. Citons pêle-mêle, parmi les zones d’amélioration que nous avons identifiées lors de nos interventions :

  • Un approfondissement des clés de répartition utilisées pour les charges dites « mixtes » concernant à la fois les budgets de fonctionnement et des Activités Sociales et Culturelles.
  • L’élaboration plus soignée du rapport d’activités et de gestion permettant de présenter notamment les principales données qualitatives des activités des CE.
  • La présentation simultanée des états financiers et des rapports de gestion en plénière, avant le 30 Juin.
  • Des inventaires des immobilisations ou des stocks en fin d’année qui n’étaient pas toujours disponibles.
  • Des migrations de plan comptable et d’outils informatiques réalisées dans des conditions de préparation insuffisantes, voire hâtives, générant des difficultés de reprise des écritures comptables ou des distorsions entre la gestion et la comptabilité.
  • Des situations de dévolution insuffisamment documentées (procès-verbal de l’ancien CE, procès-verbal du nouveau CE, situations de dévolution).
  • Pour certains CE de grande taille, des procédures insuffisamment formalisées et diffusées au sein du personnel permanent du CE.

Interview : Guillaume SAUVAGE, animateur métier national SEMAPHORES

Comment un CE peut-il préparer au mieux sa clôture des comptes 2017 ?

L’expert-comptable va avoir besoin de s’appuyer sur plusieurs documents justificatifs pour contrôler vos écritures comptables et réaliser ses travaux de révision. Tout d’abord, nous allons devoir constituer ou étoffer notre dossier permanent, qui doit impérativement comprendre :

  • Les documents identifiant les membres du bureau dans les CE.
  • Le procès-verbal de nomination des membres du CE.
  • Le règlement intérieur du CE, actualisé en tenant compte des évolutions induites par la loi du 5 mars 2014 (avec, notamment, des précisions sur les membres chargés d’arrêter les comptes, les modalités de présentation des comptes en plénière).
  • Le catalogue des activités sociales et culturelles du CE, pour que l’expert-comptable étudie les critères que le CE a fixés pour qu’un ayant droit bénéficie des activités sociales.
  • Les contrats pluriannuels (location, contrat d’assurances, par exemple).

Les autres documents à préparer vont naturellement concerner l’exercice 2017.

Il va s’agir, par exemple, du détail de la subvention de l’exercice (en masse salariale et taux) versée par l’employeur pour les budgets des AEP et des ASC. Généralement, il s’agit d’un document de synthèse que vous remet l’employeur et qui précise la masse salariale servant de référence ainsi que le taux appliqué, qui peut être issu de conventions collectives ou d’accords spécifiques à l’entreprise.

Dans le cas où le CE a acquis de nouvelles immobilisations, l’expert-comptable vous demandera les factures pour vérifier le montant, le caractère d’immobilisation (et non de charges), le plan d’amortissement et le correct rattachement à l’exercice comptable.

L’expert-comptable va également généralement demander les pièces suivantes :

  • Les inventaires des immobilisations, des stocks et de la caisse à fin d’année.
  • un tableau détaillant l’état des prêts consentis aux salariés : situation des prêts au 31/12/N-1, nouveaux prêts octroyés, prêts remboursés, situation au 31/12/N.
  • Les relevés de banque sur l’année ainsi que les rapprochements bancaires, généralement jusque deux mois après la clôture de l’exercice.
  • Un état des autres relevés bancaires (Titres et Valeurs Mobilières de Placement détenus par le CE).
  • Les dates de chaque sortie, voyage et week-end, afin de comprendre si certaines charges ne sont pas en chevauchement sur deux exercices. L’exemple classique est celui d’un voyage pour lequel les ayants droit font une avance en décembre N, alors que le voyage a lieu en Février N+1
  • Les budgets des années N-1 et N, afin de rapprocher les montants réalisés avec ce qui avait été budgété et d’étudier les écarts.
  • Les clés de répartition appliquées pour les charges « mixtes », autrement dit la répartition des charges qui concernent les deux budgets AEP et ASC.

N’hésitez pas à contacter les experts Sémaphores spécialisés dans l’accompagnement des CE, pour vous vous faire aider dans votre clôture comptable, nous confier la saisie de vos comptes ou la révision et leur présentation en plénière !

Elus, les bonnes questions à vous poser au moment de la clôture de vos comptes !

Disposez-vous des pièces indispensables à la constitution du dossier permanent ?

  • Carte d’identité des membres du bureau
  • PV de nomination des membres du CE et PV d’approbation des derniers comptes annuels
  • Règles de gestion des Activités Sociales et Culturelles
  • Règlement intérieur du CE
  • Contrats de location, de mise à disposition, d’assurances, de prêts.

Séparation des budgets AEP et ASC

  • Les principes de séparation entre les deux budgets ont-ils été respectés ?
  • Les charges mixtes ont-elles bien été décomposées entre les deux budgets selon des clés de répartition ?

Trésorerie et financement :
Disposez-vous de l’ensemble des justificatifs suivants :

  • Relevés des comptes bancaires de décembre 2017 et de janvier 2018
  • Inventaire et solde de caisse au 31/12/2017 signé par le trésorier
  • Valeur d’achat des Valeurs Mobilières de Placement en portefeuille au 31/12/2017
  • Solde correct des valeurs à l’encaissement qui correspond aux paiements émis mais non encore encaissés ou décaissés en banque (chèques, virements, prélèvement, CB) au 31/12/2017.

Immobilisations :

  • Avez-vous établi et signé l’inventaire physique des immobilisations au 31/12/2017 ?
  • Les acquisitions d’immobilisations sont-elles bien justifiées avec des factures en bonne et due forme ?
  • Vous êtes-vous assurés que la base d’amortissement et les taux utilisés sont appropriés ?
  • Vous êtes-vous assurés que les cessions intervenues au cours de l’exercice sont comptabilisées ?
  • Avez-vous procédé à la sortie des immobilisations obsolètes, inutilisables ou mises au rebut (à valider par les élus) ? Avez-vous joint le procès-verbal de cession ou la mise au rebus signé par les élus ?

Prêts aux salariés (le cas échéant)

  • Avez-vous complété l’état des prêts au 31/12/2017 ? Le CE est-il en possession des contrats de prêts ?

Stocks

  • Vous êtes-vous assurés que l’inventaire physique des stocks au 31/12/N a été correctement effectué (référence, quantité, prix unitaire et valorisation) et signé par le trésorier ? et comptabilisé ?

Contrôle de la subvention versée par l’employeur et du compte Direction :

  • Etes-vous en mesure de comprendre et contrôler le montant de la subvention (assiette de calcul, taux) ?

Charges et produits:

  • Etes-vous en mesure de justifier les charges de l’exercice ? Disposez-vous d’une copie des factures ?
  • Le plan comptable du CE est-il correct ?

Opérations à cheval entre 2017 et 2018 :

  • Avez-vous effectué l’analyse des charges à cheval entre 2017 et 2018 (factures/avoirs reçus ou à recevoir en 2018, et se rapportant à l’activité 2017 ?
  • Avez-vous identifié les factures d’acomptes versés en 2017, au titre d’activité 2018 ?
  • Avez-vous effectué l’analyse des produits à recevoir en 2018, au titre de l’activité 2017 ?
  • Avez-vous identifié les remboursements à faire en 2018, au titre de l’activité 2017 ?

Fournisseurs et bénéficiaires :

  • Les comptes non soldés sont-ils justifiés ?

ORDONNANCES MACRON

CE QUI CHANGE POUR LA GESTION AVEC LES ORDONNANCES ET LA MISE EN PLACE DU CSE

Les ordonnances instaurent la fusion des instances, dans un nouveau CSE, voire un Conseil d’Entreprise au pouvoir de négociation si un accord prévoit l’intégration des DS à l’instance. Les suppléants ne participent plus aux réunions, sauf pour remplacer un titulaire absent.

Pour assurer son fonctionnement, le CSE dispose d’un budget de 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à 2 000 salariés et de 0,22% dans les entreprises de plus de 2 000 salariés.

Le budget de fonctionnement pourra contribuer au financement de la formation des DS et viendra financer certaines expertises à hauteur de 20%, sous conditions de ressources du CE.

Les ordonnances introduisent la possibilité de transférer l’excédent annuel du budget de fonctionnement en réserves du budget des Activités Sociales et Culturelles (et inversement), dans des limites fixées par décret.

L’assiette de calcul de la subvention est différente pour le CSE.

L’ensemble des biens, droits et obligations, créances et dettes du CE, du CHSCT et des DP est transféré de plein droit et en pleine propriété aux CSE au terme du mandat en cours des instances précitées et au plus tard au 31/12/2019, ce transfert devant être matérialisé par une convention.

Faites-vous accompagner par un expert SEMAPHORES

  • Validation de l’assiette de calcul des subventions avant/après ordonnances
  • Accompagnement lors de
    l’élaboration de vos budgets et calibrage financier de vos activités
  • Accompagnement dans la mise en place du CSE et les transferts de patrimoine (arrêtés comptables)
  • Etat des lieux sur la gestion, déléguée ou non, de vos activités sociales et culturelles et sur l’efficacité du mode de délégation retenu.